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招標代理機構工作程序

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招標代理機構工作程序


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采購招標代理


獲得采購人合法授權

由于招標機構是受采購人委托,以采購人名義組織招標,因此,在開展招標活動之前,必須獲得采購人的正式授權,這是招標機構開展招標業(yè)務的法律依據(jù)。授權的范圍由采購人確定,招標機構也應根據(jù)工作的需要提出相應的要求。經(jīng)過采購人和招標機構協(xié)商一致后,雙方簽訂委托招標合同(或協(xié)議)。其主要內(nèi)容包括:采購人和招標機構各自的責權利、委托招標采購的標的和要求、采購的周期、定標的程序和招標機構收費辦法等。這里特別強調(diào)的是定標程序問題,這關系到賦予招標機構權限范圍和招標機構所承擔的責任。定標程序可分為以下幾種主要程序:一是委托招標機構評出優(yōu)選方案,排出前三名的順序,由采購人最終確定中標商;二是采購人委托評標委員會負責定標;三是采購人委托招標機構負責定標;四是招標機構提出中標的意見,經(jīng)采購人同意后報有關主管機關最終確定中標商。由于不同的定標程序授權的范圍不同,有關各方承擔責任的大小也不一樣。因此,委托方和招標機構在開始招標前,就應商定定標程序。

為采購人編制招標文件

招標文件(或稱標書)是整個招標過程所遵循的法律性文件,是投標和評標的依據(jù),而且是構成合同的重要組成部分。一般情況下,招標人和投標人之間不進行或進行有限的面對面交流。投標人只能根據(jù)招標文件的要求,編寫投標文件。因此,招標文件是聯(lián)系、溝通招標人與投標人的橋梁。能否編制出完整、嚴謹?shù)恼袠宋募?,直接影響招標的質量,也是招標成敗的關鍵。因此,有人把招標文件比做各方遵循的“憲法”,由此可見招標文件的重要性。由于招標機構專門從事招標業(yè)務,他們擁有較豐富的經(jīng)驗和大量的投標商信息,可以編制更加完善的招標文件。為此,他們主要注重以下幾個方面的工作:一是對投標人做出嚴格的限制,在保證充分競爭的前提下,盡量使合格的供應商和承包商參加投標,以避免投標人過多,給各方面造成不必要的負擔。這項工作建立在掌握投標商大量信息的基礎上,而專職招標機構有條件做到這一點。二是對招標文件的制作做出詳細的規(guī)定,使投標人按照統(tǒng)一的要求和格式編寫投標文件,達到準確響應招標文件要求的目的。三是為采購人當好技術規(guī)格和要求的參謀,使采購者獲得合乎要求和經(jīng)濟的采購品,四是保證招標文件的科學、完整,防止漏洞,不給投標人以可乘之機。

嚴格按程序組織評標

一般情況下,采購人與一些供應商和承包商有各種業(yè)務往來,難以超脫者的身份組織評標,且容易被投標者誤會。專職招標機構比較超脫,可以較好地避免問題的發(fā)生,并嚴格按招標文件要求和評標標準組織評標,以維護招標的公正性,保證招標的效果。

做好采購人與中標人簽訂合同的協(xié)調(diào)工作

由于采購人處于主動的地位,容易將招標以外的一些條件強加給中標人,產(chǎn)生不平等的協(xié)議,使招標流于形式。有時中標者也找各種理由拒絕或拖延簽訂合同。上述問題如果沒有一個中間人從中協(xié)調(diào)是很難解決的。由于招標機構是招標的組織者,承擔此角色最為適宜。

監(jiān)督合同的執(zhí)行協(xié)調(diào)執(zhí)行過程中的矛盾

有些招標合同執(zhí)行需要較長的時間,在執(zhí)行合同過程中,當事人雙方難免遇到一些糾紛,不愿意訴諸法律,希望有一個中間人從中協(xié)調(diào)解決。在實際工作中,招標機構組織簽訂合同后,可以說已完成了招標代理工作,但在執(zhí)行合同過程中當雙方出現(xiàn)矛盾時,往往需要求助于招標機構來解決。招標機構處于對雙方負責和提高自身信譽的目的,會盡最大努力使矛盾得到解決。


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